نياز سنجي آموزشي چيست؟
http://www2.hamshahri.net/hamnews/1382/820520/news/amozesh.htm
اشاره: نيازسنجي آموزشي، فعاليتي حياتي و مهم براي آموزش و بهسازي عملكرد مديران و كاركنان است.
آيا شما يك متخصص منابع انساني هستيد؟ يا خير؟ بسيار مهم است كه شما در اجراي نيازسنجي آموزشي تبحر داشته باشيد. اين مقاله با ديدگاهي كلي به بررسي آموزش و بهسازي عملكرد مديران و كاركنان مي پردازد و اينكه چگونه نيازسنجي در اين فرايند به خوبي تناسب پيدا مي كند. در ادامه نيز با ديدي عميق، به مفاهيم اصلي و گامهايي كه درگير با انجام نياز سنجي آموزشي است، مي پردازد.
پيشينه
طراحي يك برنامه براي آموزش و بهسازي عملكرد مديران و كاركنان، شامل سلسله گامهايي است كه مي توان آنها را به پنج مرحله دسته بندي كرد:
* نياز سنجي؛
* هدف هاي آموزشي؛
* طراحي؛
* اجرا؛
* ارزشيابي.
به منظور كارايي و اثربخشي، همه برنامه هاي آموزشي بايد با نيازسنجي آموزشي آغاز شوند. قبل از اين كه آموزش واقعي اتفاق بيفتد، مدير آموزشي بايد اين موضوع را مشخص كند كه چه كسي، چه چيزي، چه وقتي، چه جايي، چرا و چگونه آموزش دهد. به منظور انجام اين امر مدير آموزشي بايد در حد توانش اطلاعات را تجزيه و تحليل كند.
درباره:
* سازمان، اهداف و مأموريت هاي آن؛
* مشاغل و وظايف مربوط به آنها كه نياز است ياد گرفته شود؛
* افرادي كه بايد آموزش داده شوند؛
* ديدگاه كلي درباره آموزش و بهسازي كاركنان؛
ديدي كلي بر آموزش و بهسازي عملكرد مديران و كاركنان
اولين گام در طراحي برنامه هاي آموزش و بهسازي عملكرد مديران و كاركنان اجرايي نياز سنجي مي باشد.
سنجش همراه با «نياز» است كه آن را مي توان از طرق مختلفي شناسايي كرد، اما به طور كلي نياز به عنوان شكاف بين آنچه كه در حال حاضر وجود دارد و آنچه كه در آينده مورد نياز است، توصيف مي شود.
اين شكافها مي تواند شامل تفاوتهايي بين:
* آنچه كه سازمان انتظار دارداتفاق بيفتد و آنچه كه اتفاق مي افتد.
* عملكرد شغلي فعلي و مطلوب؛
* شايستگي ها و مهارتهاي موجود و مطلوب.
نيازسنجي همچنين مي تواند به كار برده شود براي كمك به:
* بهبود شايستگي ها و عملكرد گروههاي شغلي؛
* موضوعات بهره وري و حل مسأله
* نياز به آمادگي و پاسخگويي به تغييرات آينده در سازمان يا وظايف شغلي
نتايج نيازسنجي به مدير آموزشي اجازه مي دهد تا اهداف آموزشي را از طريق پاسخگويي به دو سئوال خيلي اساسي شناسايي كند:
چه كسي به آموزش نياز دارد؟
چه آموزشي مورد نياز است؟
گاهي اوقات آموزش راه حل نيست، بعضي ازشكافهاي عملكردي، مي تواند از طريق ساير راه حلهاي مديريتي كاهش داده شود يا حذف شود. از قبيل:
* انتظارات ارتباطي
* فراهم كردن محيط كاري حمايتي
* دسته بندي و مرتب كردن نتايج
* برداشتن موانع
* چك كردن تناسب شغلي.
بعضي مواقع نياز سنجي انجام شده و اهداف آموزشي به طور واضح بيان شده اند، در اين صورت مرحله طراحي برنامه آموزشي با توجه به گامهاي زير شروع مي شود:
* انتخاب شخص درون يا برون سازماني براي طراحي و توسعه آموزش.
* انتخاب و طراحي محتواي برنامه.
* انتخاب تكنيكهايي كه براي سهولت يادگيري استفاده مي شود (سخنراني، ايفاي نقش، شبيه سازي و غيره...).
* انتخاب موضوعاتي كه براي اجراي آموزش به كار مي رود (كتاب، ويدئو و غيره).
* شناسايي و آموزش مربيان (درصورتي كه درون سازماني باشند).
بعداز پايان مرحله طراحي، آموزش آماده اجراست:
* برنامه ريزي كلاسها، تسهيلات و افراد شركت كننده.
* برنامه زمان بندي شده مربيان براي تدريس
* آماده سازي مواد آموزشي و ارائه آنهابه موقعيتهاي زمان بندي شده
* هدايت برنامه آموزشي
آخرين مرحله برنامه آموزش و بهسازي عملكرد مديران و كاركنان، ارزشيابي از برنامه آموزشي به منظور تعيين اينكه آيا به اهداف آموزشي رسيده ايم يا نه مي باشد.
فرآيند ارزشيابي شامل تعيين عكس العمل شركت كنندگان در برنامه آموزشي و اينكه تا چه حدي شركت كنندگان مطالب آموزشي را فرا گرفته اند و آيا مطالب ياد گرفته شده را به محيط واقعي كار انتقال مي دهند، را شامل مي شود. اطلاعات جمع آوري شده از ارزشيابي برنامه هاي آموزشي در مراحل بعدي نيازسنجي آموزشي قابل استفاده است. نيازسنجي آموزشي، تعيين اهداف آموزشي، طراحي،اجرا و ارزشيابي، فرآيندهاي مستمر و بسيار مهم براي سازمان به شمار مي روند.
نيازسنجي
نيازسنجي در سه سطح انجام مي گيرد:
* تجزيه و تحليل سازمان؛
* تجزيه و تحليل وظيفه
* تجزيه و تحليل فرد
تجزيه و تحليل سازمان اثربخشي سازمان را تجزيه و تحليل مي كند و همچنين تعيين مي كند كه در كجا به آموزش نياز است و اين آموزش تحت چه شرايطي بايد اجرا شود. تجزيه و تحليل سازماني بايد موارد زير را شناسايي نمايد:
* تأثيرات محيطي (قوانين جديد)
* شرايط اقتصادي و تأثير آن بر هزينه هاي عملياتي
* تغيير جغرافيايي نيروي كارو نياز به شناخت موانع فرهنگي و زباني
* تغيير فناوري و اتوماسيون
* افزايش مكاني در بازار جهاني؛
* روندهاي سياسي، ازقبيل آزار و اذيت جنسي و تشديد ها و تهييج هاي مكان كاري
* اهداف سازماني (تا چه اندازه سازمان در رسيدن به اهدافش اثربخش است) منابع در دسترس (پول، امكانات، مواد در دسترس و همچنين متخصصاني كه در سازمان هستند)
* جو سازماني و حمايتي كه از برنامه هاي آموزشي مي شود (حمايت مديريت سطح بالا، علاقه مندي به همكاري در كاركنان، مسئوليت در قبال نتايج).
اطلاعات مورد نياز براي هدايت و اجراي يك تجزيه و تحليل سازماني مي تواند از منابع مختلفي به دست آيد كه اين منابع شامل:
* اهداف و مأموريتهاي سازمان، فلسفه وجودي و برنامه ريزي استراتژيك
* جايگزيني كارمندان، برنامه ريزي هاي موفقيت آميز، برنامه هاي كوتاه مدت و بلند مدت براي نيازمنديهاي پرسنلي
* جايگزيني مهارتها: هم نيازهاي فعلي و هم نيازهاي كوتاه مدت و بلند مدت، شاخصهاي وضعيت سازماني، رابطه مدير، كارگر، نارضايتي ها، نرخ جايگزيني كاركنان، غيبت از كار، پيشنهادات، بهره وري، حوادث در كار، بيماريهاي كوتاه مدت، مشاهده رفتار كاركنان، بررسي نگرشها، شكايات مشتريان؛
* تحليل شاخص هاي كارايي: هزينه كارگر، هزينه مواد، كيفيت محصولات، بهينه سازي تجهيزات، نرخ توليد، هزينه هاي توزيع، اتلاف، وقت كشي، تأخير در تحويل و تعميرات،
* تغييرات در ابزار، تكنولوژي و اتوماسيون؛
* گزارش سالانه؛
* برنامه هايي براي سازماندهي مجدد يا تجديد ساختار شغل؛
* استثنائات مالي، سيستم هاي پاداش؛
* سيستمهاي برنامه ريزي؛
* سيستمهاي كنترل و تفويض اختيار؛
* نگرشهاي كاركنان و رضايت آنها.
تجزيه و تحليل وظيفه، اطلاعاتي را در ارتباط با يك شغل يا گروهي از مشاغل و دانش، مهارتها، نگرشها و توانايي هاي مورد نياز براي دستيابي به عملكرد بهينه را ايجاب مي كند. منابع زيادي براي جمع آوري اطلاعات به منظور تجزيه و تحليل وظيفه وجود دارد:
شرح شغل
فعاليتهايي كه انجام يك شغل و شرايطي كه اين فعاليتها تحت آن انجام مي شود را دربرمي گيرد. اگر شرح شغل جديدي وجود ندارد يا شرح شغل قديمي مي باشد بايستي فردي آماده شود تا تكنيكهاي تجزيه و تحليل شغل را به كار ببرد.
* تجزيه و تحليل KSA (۱)
شغل شامل دانش، مهارتها، نگرشها و توانايي هاي مورد نياز خود مي باشد.
* استانداردهاي عملكرد و استانداردهايي كه به وسيله آن قضاوت مي شود. اين استانداردها به منظور شناسايي تفاوتهاي عملكردي مورد نياز است؛
* مشاهده شغل، نمونه كار؛
* انجام شغل؛
* پرسشنامه مربوط به شغل
اهميت زماني كه براي انجام شغل سپري مي شود؛
* بازنگري پيشينه درباره شغل
از طريق شركتهاي ديگر يا بازنگري ژورنال هاي تخصصي؛
* پرسيدن سؤالاتي در ارتباط با شغل
از سرپرستان، از مديران سطح عالي؛
* تجزيه و تحليل مسايل عملياتي، تأخير در تحويل، كنترل كيفيت.
تجزيه و تحليل فردي، تحليل مي كند كه يك كارمند يا كارگر خاص چگونه كارش را انجام مي دهد و تعيين مي كند كدام كارمند يا كارگر خاص به آموزش نياز دارد و چه نوع آموزشي؟
منابع اطلاعاتي موجود براي تجزيه و تحليل فردي شامل:
* ارزشيابي بهبود عملكرد؛
* مشكلات عملكردي
تأخير، تصادفات، اتلاف، كنترل كيفيت، وقت كشي، تعمير و استفاده بهينه از ابزار آلات، شكايت مشتريان؛
* مشاهده رفتار؛
* نمونه هاي كاري؛
* مصاحبه از كارمندان در مورد آنچه اعتقاد دارند و آنچه كه نياز دارند ياد بگيرند؛
* پرسشنامه ها
اندازه گيري شغل در ارتباط با كيفيت دانش ها و مهارتها،
* بررسي نگرشها، رضايت؛
* چك ليستها يا نمودارهاي پيشرفت آموزشي مربوط به مهارتهاي فعلي.
نتايج نيازسنجي
فرض كنيد كه نيازسنجي بيش از يك نياز آموزشي را شناسايي مي كند، آموزش مدير، كار با مديريت، اولويت بندي آموزشها بر مبناي ضرورت نياز، درجه نياز (چه تعداد از كاركنان نياز به آموزش نياز دارند) و منابع موجود. بر مبناي اين اطلاعات مدير آموزش مي تواند اهداف آموزشي سازنده اي را به منظور توسعه برنامه هاي بهبود و بهسازي عملكرد كاركنان و مديران ايجاد كند.
هر سه سطح نيازهاي تحليل شده ارتباطات دروني داشته و اطلاعات جمع آوري شده از هر سطح در اثربخشي نياز سنجي مهم و قابل تأمل است.
خلاصه
هدف از نيازسنجي آموزشي شناسايي ملزومات عملكرد يا نيازهاي يك سازمان به منظور كمك به جهت دهي منابع در بخشهايي كه نياز بيشتري وجوددارد مي باشد، يعني نيازهايي مد نظر هستند كه ارتباط نزديكي با رضايت بخشي اهداف و فعاليتهاي سازماني دارند و باعث بهبود بهره وري و توليد كالاها و خدمات با كيفيت مي شوند.
نيازسنجي اولين گام در اجراي برنامه هاي آموزشي بهبود و بهسازي عملكرد مديران و كاركنان مي باشد و از يافته هاي آن براي تعيين اهداف آموزشي، انتخاب و طراحي برنامه هاي آموزشي، اجراي برنامه ها و ارزشيابي از آنچه كه آموزش به وجود آورده است استفاده مي شود. اين فرآيندها يك سيكل پيوسته اي را به وجود مي آورند كه همواره با نيازسنجي آموزشي آغاز مي شود.
تهيه و ترجمه: حسين جليليان
كارشناس ارشد برنامه ريزي آموزشي
پانوشت:
۱)Knowledge - Skills - Attitudes(KSA)
منبع
URL:http://Krypton.mankato.msus.edu\mfox/web/NeedsAssmArticle.htmLBK