« آشنايي با گروه ارزيابي عملكرد و پاسخگويي به شكايات »

بدون شك يكي از مهمترين اهداف هر سازماني رسيدن به حداكثر كارآيي، اثربخشي و بهره‌وري است و اين امر محقق نخواهد شد مگر آنكه با بهره‌مندي از سيستم‌ها و ابزار ارزيابي و نظارت كه جزء لاينفك مديريت امروزي است، بتوان به اين مهم دست يافت. امروزه مديريت يك سازمان بدون اندازه‌گيري عملكرد همانند هدايت يك كشتي بدون ابزار ناوبري است. [1]
قبل از ورود به بحث ارزیابی عملکرد وبرای روشن شدن اذهان وآگاهی هر چه بهتر خوانندگان گرامی ذکر تاریخچه ای از ارزیابی ،ارزشیابی ونظارت ضروری به نظر میرسد.
جايگاه قانوني ارزيابي عملكرد در ايران :
در ايران ارزيابي بصورت كلاسيك در اواخر قرن هفتم هجري توسط خواجه رشيد الدين فضل ا… مطرح شد [2] و بعدها در سال 1349 براي اولين بار در كشور مقرر گرديد سازمانهاي دولتي از نظر مديريت و نحوه امور مورد ارزيابي قرار گيرند. به اين منظور مركز ارزشيابي سازمانهاي دولتي در نخست وزيري تشكيل گرديد در سال 1352 با آغاز برنامه پنجم عمراني به موجب بند 8 ماده 5 فصل سوم قانون برنامه و بودجه كشور وظيفه ارزيابي عملكرد دستگاههاي اجرايي به عهده سازمان برنامه و بودجه گذاشته شد و به همين منظور معاونت ارزشيابي سازمانهاي دولتي در اين سازمان تشكيل گردید.
در سال 1354 (براساس اصلاحيه مورخ 28/12/53) قانون استخدام كشور و به موجب بند 6 قسمت ب ماده 604 قانون مذكور وظيفه ارزشيابي و كارآيي در دستگاههاي اجرايي كشور، به منظور ارشاد و راهنمايي آنها در جهت برقراري روشهاي صحيح اداري و اصول مديريت و گزارش آن به نخست وزير به سازمان امور اداري و استخدامي كشور منتقل و به تبع آن وظيفه دفتر ارزشيابي سازمانهاي دولتي تشكيل گرديد.
در سال 1359 دفتر ارزشيابي سازمانهاي دولتي در سازمان امور اداري و استخدامي كشور منحل و به دنبال انحلال آن اقدامات مربوط به ارزيابي كارآيي و عملكرد دستگاههاي اجرايي تا سال 1376 متوقف شد.
و در سال 1379 نيز پس از ادغام دو سازمان برنامه و بودجه و امور اداري و استخدامي كشور و تشكيل سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور اين وظيفه بر عهده دفتر ارزيابي عملكرد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور گذاشته شد [3]
وظيفه نظارت و ارزيابي در بين ساير وظايف مديران، بيش از هر وظيفه‌ي ديگري داراي اهميت واولویت مي‌باشد و سازمان‌هاي سرآمد به خوبي از اين ابزار مديريتي و كارآمد بهره‌ مي‌برند.
متاسفانه در فرهنگ اداري كشور، مقوله بازرسي، نظارت و ارزيابي معمولاً با مفاهيم منفي چون مچ‌گيري و انتقاد و بزرگ‌نمايي غيرواقعي نقاط ضعف، ناديده گرفتن نقاط مثبت در مقابل كاستي‌ها و عدم درك شرايط و فضاي اجرايي درون سيستم و نگاه مجرد و غيرمسئولانه به عملكردها مي‌باشد، که اصلاح چنين نگرشي در گذر زمان و برخي عملكردهاي غيرمسئولانه، به يك فرهنگ تبديل شده و بدیهی است که امري مهم و دشوار است.
بالا بودن هزينه سازمانهاي دولتي از سویی براي ارائه خدمات و انجام فعاليت‌هاي خود و تامين اين هزينه‌ها از منابع عمومي كشور كه روز به روز محدودتر مي‌شود و از سویی دیگر پائين‌ بودن اثربخشي و تأثيرگذاري اين دستگاهها، دولت را به اين فكر انداخت كه تحقق اهداف(کوتاه مدت،میان مدت وبلند مدت) سازمانهاي دولتي را مورد توجه قرار دهد. توجه به نتايج و تحقق اهداف، بهبود مستمر كيفيت خدمات و محصولاتي كه سازمانهاي دولتي ارائه مي‌نمايند و همچنين تأمين رضايت شهروندان و انجام هدفمند و آگاهانه امور، توجه به عملكرد مديريت و ارزيابي آن را الزامي مي‌سازد.
بر همين اساس سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور به عنوان سازمان ستادي تخصصي دولت، در پي احساس اين ضرورت نسبت به ارزيابي عملكرد دستگاه‌هاي دولتي و ايجاد اعتماد و اصلاح نگرش به دفاتر بازرسي‌ها طي بخشنامه‌اي به شماره 44642/ت/701/27/ح مورخ 28/10/81 عناوين دفاتر بازرسي و رسيدگي به شكايات را به گروه ارزيابي عملكرد و پاسخگويي به شكايات تغيير دادو وظائف و ضوابط سازماني جديدي را براي اين گروه در نظر گرفت و به تمامي وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي ابلاغ نمود.
در بخش‌هايي از شرح وظائف و ضوابط اين گروه آمده است.
1) همكاري در تهيه و تدوين شاخص‌هاي اختصاصي و معيارهاي ارزيابي عملكرد دستگاه اجرايي و مؤسسات و سازمان‌هاي وابسته به آن .
2) پيگيري و اجراي ارزيابي عملكرد دستگاه اجرايي و مؤسسات و شركت‌هاي دولتي وابسته و تهيه گزارش تحليلي از نتايج ارزيابي‌ها.
3) نظارت بر حسن اجراي برنامه‌هاي ارزيابي عملكرد در دستگاه اجرايي، مؤسسات و شركت‌هاي دولتي وابسته و تحليل ارزيابي‌هاي انجام شده و ارائه پيشنهادهاي لازم .
4) همكاري و هماهنگي با شوراي (كميسيون) تحول اداري دستگاه به منظور تعيين و تاييد امتيازات .
و همچنين وظائف ديگري كه به عهده اين گروه گزارده شده است. از جمله انجام بازرسي‌ها و پاسخگويي به شكايات كه ما در اين نوشتار به بحث ارزيابي عملكرد مي‌پردازيم.
ارزيابي عملكرد : در لغت به معني عمل يافتن، ارزش هر چيز، نتيجه كار، ميزان كار و حاصل محصول آمده است. [4]

تعريف ارزيابي عملكرد:
تعاريف مختلفي از ارزيابي عملكرد صورت گرفته است از جمله:
ارزيابي عملكرد فرآيندي است جهت سنجش و اندازه‌گيري عملكرد در دستگاه‌هاي دولتي در قالب عباراتي نظير كارايي، اثربخشي، توانمندسازي و قابليت پاسخگويي در چارچوب اصول و مفاهيم مديريت براي تحقق اهداف و وظايف سازماني و قالب برنامه‌هاي اجرايي. [5]

فرآيند ارزيابي عملكرد :
هر فرآيندي شامل انجام مجموعه اقدامات و فعاليت‌هاي خاصي است كه داراي ترتيب، توالي خاص، منطقي و هدفمندي مي‌باشد. ارزيابي عملكرد نيز از اين قاعده مستثني نبوده و مستلزم پيمودن مراحل یاد شده است. مراحل مورد نظر در ارزيابي عملكرد به صورت تیتر وار چنین مي‌باشد.
- تدوين و يا بررسي رسالتها ، مأموريتها ، اهداف كلان و استراتژي‌ها
- تدوين و تنظيم شاخصهاي ارزيابي عملكرد .
- تدوين و برقراري معيارها (استانداردها)ي عملكردي مرتبط با شاخصهاي ارزيابي .
- تدوين و برقراري معيارها (استانداردهاي عملكردي مرتبط با شاخصهاي ارزيابي .
- ابلاغ و اعلام انتظارات شاخص‌هاي ارزيابي به ارزيابي شونده.
- اندازه‌گيري عملكرد واقعي
- مقايسه عملكرد واقعي با استانداردهاي هر شاخص
- اعلام نتايج و نحوه نيل به آنها به ارزشيابي شونده .
- اقدام به منظور بكارگيري عمليات اصلاحي جهت بهبود مستمر عملكرد ارزيابي شونده از طريق مكانيسم بازخورد. [6]

اهداف ارزيابي عملكرد چيست ؟
از مهمترين اهداف نظام ارزيابي عملكرد، بهبود رضايت، ارتقاي سطح كاركرد و نهايتاً اثربخشي فعاليت‌هاي سازمان خواهد بود،‌به بيان ديگر اهداف اساسي مرتبط با انجام ارزيابي عملكرد در راستاي رشد و توسعه بهبود عملكرد فعاليت‌هاي سازمان و افراد آن مي‌باشد و پديده قضاوت و مچ‌گيري كه قبلاً به آن اشاره شد در آن جايگاهي نداشته باشد و براي رسيدن به اهداف ياد شده مي‌بايست به طور مستمر براي بهبود مكانيزمهاي آن تلاش كرد، برآيند اين تلاش‌ها ايجاد خود ارزيابي‌، برقراري سيستم تشويق و تنبيه به روش علمي و درست، هدايت سازمان به سمت تعالي و نهايتاً تحقق سريعتر و بهبود اهداف سازماني را در پي خواهد داشت.
انشاءا…، در ادامه مباحثي ديگر همچون دیدگاههای سنتی ونوین ارزیابی ،انواع ارزیابی،محدودیتها ونظام حاکم برارزیابی عملکردو عوامل موثر در ارزیابی را مطرح خواهيم نمود .
http://moder1.blogfa.com/