13نكتهی مفيد و موثر در مديريت زمان:
http://www.moniri.com/archives/2005/10/000746_.php
• جايگاه برنامهريزی (برای برنامهريزی، زمان بگذاريم)
درست صرفكردن زمان، يعنی وقت گذاشتن برای برنامهريزی و انديشيدن دربارهی كاری كه میخواهيم انجام دهيم. در حقيقت اگر در اختصاص زمانی به برنامهريزی در مورد كارمان كوتاهی و اهمال كنيم، انگاری داريم برای شكست برنامهريزی میكنيم!
پس، بايدها را فراموش و به دلخواه، برنامهريزی میكنيم. كارمان را همانطوری سازماندهی كنيم كه انجامش به ما احساس خوبی میدهد. در صورت نياز، میتوانيم به مقدار لازم از رنگها و تصاوير در تقويم و دفتر يادداشتمان استفاده كنيم.
قانون 10/90 را به خاطر بسپاريم. صرف 10 درصد از وقت برای برنامهريزی، باعث افزايش نود درصدی در كارآيی فردی میشود.
• هدفگذاری كنيم.
هدفها، به زندگیمان و طريقهی صرف زمان جهت میدهند. پس ابتدا بايد تصميم بگيريم كه چه میخواهيم. برای خودمان هدفهايی را در نظر میگيريم كه معين، قابل اندازهگيری و قابل دسترس باشند. بهترين هدفهای ما، همانهايی هستند كه باعث پيشرفتمان بشوند نه اينكه ما را از حركت به جلو بازدارند.
همواره به هدفمان فكر كنيم، با اينكار تمايل و اشتياق درونیمان برای دستيابی به آن بيشتر میشود.
استفن كاوی میگويد: «پيش از آنكه بالا رفتن از نردبان موفقيت را شروع كنيد، ابتدا مطمئن شويد كه نردبان را به ساختمان مناسب تكيه دادهايد».
استفن آر كاوی متولد 24 اكتبر 1932 در Salt lake City و به مانند پيتر دراكر و ديويد آلن، يكی از نظريهپردازان علم مديريت كيفيت است. از وی كتاب هفت عادت مردمان موثر به فارسی هم ترجمه شده است.
اما هدفها به طور كلی به سه دسته تقسيم میشوند:
- Rational Goals يا اهداف كوتاهمدت
- Directional Goals يا برنامهريزی دامنهای كه در واقع بيانگر اهداف بلندمدت هستند.
- Muddling Through اينگونه اهداف، در مواقعی كه در محيطی ناپايدار قرار داريم، بهترين گزينه محسوب میشوند.
Rational Goals:
در بين سهنوع اهداف بيان شده، اين دسته از بقيه روشنتر و مشخصترند. كاربرد اوليهی اين نوع از اهداف، صرفا برای كوتاهمدت است و هر هدف از اين نوع، میبايست با اصل SMART منطبق باشد.
• Specific
معين باشد (با دكتر معين خودمان فرق دارد!).
• Measureable
قابل اندازهگيری باشد.
• Achievable
قابل دسترسی باشد.
• Result_Oriented
بر مبنای هدف تعريف شود ( يعنی بالاخره اين هدف بايد نتايجی را در بر داشته باشد).
• Time_Limited
محدودهی زمانی داشته باشد (اينطوری هم نيست كه هدفگذاری كنيم و تا قيام قيامت برای خودمان فرجه بگذاريم!).
اما اين نوع هدفگذاری، میبايست به سوالات زير پاسخ دهد:
1- میخواهم چه چيزی را تكميل كنم؟
2- چرا اينكار را انجام میدهم؟
3- شامل چه چيزهايی میشود؟
4- سرانجام آن به كجا ختم میشود؟
5- چهوقت كامل میشود؟
Directional Goals:
يا برنامهريزی دامنهای، برای اهداف بلندمدت استفاده میشود و نتيجهی آن (البته به طور دقيق)، قابل پيشبينی نيست. اين نوع هدفگذاری، به پرسش زير پاسخ می دهد:
- چه میخواهم بكنم؟
Muddling Through:
يكی از انواع هدفگذاری كه در محيطهای بیثبات استفاده میشود و به پرسش زير پاسخ میدهد:
- (در شرايط كنونی) چه بايد كرد؟
نکاتی که باید به خاط بسپاریم
برای حفظ تمركز:
- برای خودمان اهداف دست بالا در نظر بگيريم و آنها را تصور كنيم.
- در يك لحظه، روی يك قسمت تمركز كنيم.
- برای اينكه بقيهی قسمتها از يادمان نرود، از علائم و نشانهگذاری استفاده كنيم.
- همواره راحت باشيم و خودمان را با شرايط جديد تطبيق دهيم.
برای حفظ انگيزه:
- اهدافمان را به اشتراك بگذاريم و از عقايد ديگران استفاده كنيم.
- در هر روز حداكثر بر روی يك يا دو موضوع كار كنيم و ابتدا، كار سختتر را انجام دهيم (همان قورباغهی كذايی معروف!).
- بابت دستيابی به اهداف، برای خودمان پاداش در نظر بگيريم.
- هميشه، مثبت و فعال باشيم.
برای حفظ روند يادگيری:
- هرچندروز يكبار، نگاهی به پشت سرمان بيندازيم و اهداف، كار و روند تكميل اهدافمان را ارزيابی كنيم.
- همواره نسبت به موفقيتمان خوشبين باشيم، اما، از آن مهمتر اين است كه از اشتباهاتمان درس بگيريم.
• اولويتبندی اهداف
برای اولويتبندی اهداف و كارها، از قانون 20/80 كه به اصل پارتو معروف شده استفاده میكنيم. طبق تعريف پارتو، 80 درصد از نتايجی كه به دست میآوريم، ناشی از 20 درصد از فعاليتهای ماست. بنابراين، اولويت با اهدافیست كه در دستهی 20 درصدی قرار میگيرند.
در اولويتبندی، میتوانيم به دلخواه و به هر طريقی كه به ما حس خوبی میدهد از شمارهها، رنگها و يا حروف استفاده كنيم.
• از فهرست انجامدادنیها (To Do List) استفاده كنيم
فهرست انجامدادنیها
خيلیها در انجام كارهای روزمره از To Do List يا فهرست انجامدادنیها استفاده میكنند. به اين ترتيب كه كارهای روزانه را فهرست میكنند و هر روز، ابتدا كارهای عقبمانده از روز قبل و سپس، كارهای روز جاری را به ترتيب انجام میدهند.
بعضیها از "فهرست جاری" برای اينكار استفاده می كنند كه به طور مرتب به روز میشود و برخی، از تركيب اين دو. انتخاب هريك از اين روشها بستگی به شرايط دارد.
اما To Do List يا فهرست انجامدادنیها چيست؟
اين فهرست كه يكی از ابزارهای استاندارد مديريت زمان است، به طور معمول شامل كارها و وظايفیست كه میبايست انجام دهيم. برای افزايش اثربخشی يك فهرست معمولی، كارها و وظايفمان را بر اساس موضوعات زير دستهبندی میكنيم:
• كارهايی كه مهم و فوری هستند.
• كارهايی كه مهم هستند اما فوری نيستند.
• كارهايی كه فوری هستند اما مهم نيستند.
• كارهايی كه نه مهم هستند و نه فوری.
مديريت زمان اثربخش، يعنی حذف رديفهای 3 و 4 و اختصاص حداكثر زمان ممكن به رديفهای 1 و 2.
اما يكی از كاربردهای To Do List، استفاده در پروژههاست. در ابتدا، صرفنظر از نوع پروژه، ليستی از اقداماتی كه می بايست برای اتمام پروژه انجام دهيم تهيه میكنيم. سپس فعاليتها را اولويتبندی كرده و ترتيب انجام آنها را مشخص میكنيم، و شروع به كار میكنيم. برای اينكه فهرست هميشه در دسترس باشد آن را روی كاغذ يا در يك برنامهی كامپيوتری بازنويسی میكنيم
• قابليت انعطاف داشته باشيم.
يادمان باشد همواره در تنظيم برنامههای زمانی، میبايست برای وقفههای كاری و حواسپرتیهایمان، زمانی را در نظر بگيريم. توصيهی اينكارههای مديريت زمان اين است كه حداكثر برای 50 درصد از وقتمان برنامهريزی كنيم. آنگاه، با نيمهی باقیماندهی وقتمان، میتوانيم در هنگام بروز وقفه در كار و پيشآمدن فوريتهای برنامهريزی نشده، انعطافپذير باشيم و به راحتی، خودمان را با شرايط به وجود آمده وفق دهيم.
اما اگر كارمان به گونهایست كه بروز وقفه در آن امری عادیست، برنامهی كارمان را به صورت عادی تنظيم كنيم و بيشترين حجم از زمانمان را به اولويتها اختصاص دهيم. در هنگام بروز وقفهها، هميشه اين سوال را از خود بپرسيم*: "با زمانی كه دارم، مهمترين كاری كه میتوانم انجام دهم كدام است؟"
با پاسخ به اين سوال، خيلی زود به مسير اصلی برمیگرديم.
*سوالیست كه توسط Alan Lakein [+]مطرح شده.
• به ساعت بيولوژيكمان توجه داشته باشيم.
به طور يقين، همهی ما در اوقاتی از شبانهروز خيلی سرحال و پرانرژی هستيم. آيا تا به حال، به اينكه در چه ساعاتی از شبانهروز، انرژی بيشتری برای كار و فعاليت داريم فكر كردهايم؟ سحرخيز هستيم يا مثل جغد، در تاريكی شب اوضاع و احوال بهتری داريم؟
مديريت زمان كارآ، يعنی فهميدن و يافتن بهترين زمان از شبانهروزمان و برنامهريزی برای استفاده از اين زمان جهت انجام كارها به ترتيب اولويت (البته در صورت امكان).
• كار درست را درست انجام دهيم.
پيتر دراكر (يكی از اينكارههای مديريت كيفيت!) میگويد: انجام كارِ درست، مهمتر از انجام درستِ كار است.
به طور خلاصه انجام كارِ درست اثربخشیست (Effectiveness)، و انجام درستِ كار، كارآيی (Efficiency). بنابراين، بهتر است ابتدا بر اثربخشی؛ يعنی مشخص كردن كارى كه انجام آن صحيح است تمركز كنيم و سپس، بر انجام صحيح آن كار يعنی كارآيی
• فوريتها را حذف كنيم.
بهطور حتم، مواردی در محيط كار پيش آمده كه گرفتار كارهای فوری شدهايم. آيا تا به حال تعداد اين كارها را شمردهايد؟ آيا تا به حال بررسی كردهايد كه چه حجمی از كار شما، از فوريتها تشكيل شده (و نه از مهمترينها)؟
اينگونه كارها، علاوه بر اينكه تاثير و دامنهای كوتاهمدت دارد، استرسزا نيز هست و انرژی فراوانی میطلبد، در حالیكه مهمترين كارهای ما، همانهايی هستند كه تاثيرات بلندمدت دارند و لزوما با اهدافمان مرتبط هستند!
بنابراين، میبايست به سمتو سويی حركت كنيم كه فوريتها را از كارهای روزمرهمان خارج كنيم تا وقت كافی برای انجام مهمترينها فراهم كنيم. با مشخصكردن و علامتگذاریِ كارها در To Do List و تعيين ضربالعجل برای هر يك، می توانيم از تبديل كارهای مهم به فوريت جلوگيری كنيم!
• هنر تنبلی سازنده را ياد بگيريم.
ميزان موفقيت ما در استفادهی بهتر از وقتمان، به اين بستگی دارد كه تا چه حد بتوانيم از انجام كارهای كماهميت دست برداريم. برای اينكار میبايست فعاليتهای خود را مرور كنيم و ببينيم آيا میتوانيم بخشی از كارها را حذف كنيم و يا به ديگران واگذار نمائيم؟
بهتر است از چرخهی زندگی و برنامهی كاریمان، وظايف و كارهای كماهميت يا آندسته از فعاليتهايی را كه نقش مهمی در پيشرفتمان در كار و زندگی ندارند و منافع بلندمدت ما را تامين نمیكنند حذف كنيم و انجام آن را به ديگران بسپاريم.
و پس از آن، ذهن و فعاليتهايمان را روی كارهايی متمركز كنيم كه فقط خودمان میتوانيم انجام دهيم.
توضيح:
در واقع، ما در انجام كارهايی كه اهميت چندانی در آيندهی كاریمان ندارند، تنبلی میكنيم. اينهم توضيح، برای اينكه يكوقت نگيد چه ربطی به تنبلی داشت!
فكر كنم حالا فهميدی كه چرا در سازمانهای دولتی، كارمندها مشغول كارهای ديگه (آيندهساز) هستند!
• از ايدهآلگرايی پرهيز كنيم.
در فرهنگ مردم مالزيا، تنها خدا قادر به خلق ايدهآل همه چيز است.1 در برخی از امور، ايدهآلگرايی (به معنی دقت) در كار، منجر به نتايج دقيقتر و بهتری خواهد شد، اما ايدهآلگرايی به شكل توجه غير ضروری به جزئيات، گونهای از طفرهرفتن2 است.
1 البته اين جمله مربوط به متن اصلیست كه در آخرين پست اين سری میآورم به اميد خدا، اما بهنظرم در همهی فرهنگها همينطور است.
2 طفرهرفتن يا Procrastination، در واقع، يكجور فرار است. به تعويق انداختن كار (بیدليل و يا صرفا به دليل نامطبوع بودن آن)، عدم واگذاری كارها به زيردستان و تاخير در تصميمگيری، گونههايی از Procrastination هستند.
• غلبه بر طفرهرفتن
يكی از تكنيكهای غلبه بر Procrastination [+] يا طفرهرفتن، تكنيك پنير سوئيسی (Swiss Cheese) است كه به وسيلهی Alan Lakein [+] (يكی ديگر از اينكارههای مديريت كيفيت) مطرح شده است. بهترين راه برای انجام كارهایی كه به نظرمان ناخوشآيند میآيند، خردكردن آنها به اجزای كوچك است. به اين ترتيب كه كار اصلی را به قسمتهای كوچكتر تقسيم میكنيم و در هر مقطع زمانی، فقط روی يكی از قسمتها كار میكنيم. در شكل ديگر، میتوانيم با برنامهريزی زمانی، بهطور مثال برای 15 دقيقه روی يك قسمت بزرگ کار كنيم و پس از استراحتی كوتاه، كار را ادامه دهيم.
با اين روش كاركردن، به نقطهای خواهيم رسيد كه انگيزهی اصلیمان، به نتيجه رساندن كار است.
• گفتن "نه" را ياد بگيريم.
به نظر میرسد سختترين بخش در مديريت زمان يادگيری گفتن اين كلمه است: "نه"!
اگر بخواهيم كلمهی "نه" را در مديريت زمان و در امورات زندگی توصيف كنيم شايد چيزی شبيه به اين شود:
كلمهای به ظاهر كوچك، اما بسيار سخت و جانكاه در هنگام بيانكردن!
كمككردن به دوستان و آشنايان، البته كار خوب و مهمیست، اما در ابتدا میبايست به اموری برسيم كه در اولويت قرار دارند و مهمتر هستند. انديشيدن و تفكر دربارهی اهدافمان، میتواند در اينباره به ما كمك كند.
اغلب، در زندگی شخصی و كاریمان، گرفتار وضعيتهايی بودهايم كه گفتن يك "نه" ساده، كارها آسانتر پيش میرفته، اما با نگفتن آن درگير وضعيتی بغرنج و ناجور شدهايم. استرسهای قبل و بعد از نگفتن آن هم كه جای خود دارد!
بنابراين، يادمان باشد مرتبهی بعدی كه با وضعيتهايی اينچنين روبرو میشويم، يكبار به مهمترينهای زندگیمان فكر كنيم. به اين ترتيب، گفتن "نه" به كماهميتها راحتتر میشود، باور كنيد!
• خود-پاداش-درمانی كنيم.
خود-پاداش-درمانی
حتی برای رسيدن به هدفهای كوچك هم جشن بگيريم. با خودمان قرار بگذاريم كه بعد از اتمام كار يا تمام كردن هر يك از بخشها، به خودمان جايزه بدهيم. اما به قولمان وفادار بمانيم (نامردی نكنيم!). انجام اين عمل، باعث حفظ تعادل بين زندگی و تفريح میشود. همانگونه كه Ann Mcgee-cooper میگويد:
"اگر ياد بگيريم بين مهارت در كار و مهارت در تفريح، سرگرمی و آرامش تعادل برقرار كنيم، زندگیمان شادتر، سالمتر و خيلی جذابتر میشود".
• مطالب اين بخش هم به سلامتی تمام شد، در پست مرتبط آينده، منابع و فهرست مطالب را میآورم. و البته، تمام مطالب برداشت و فهم من (در حد توانم) از يادداشتهای اصلی بود و نه ترجمهی آنها!
منابع:
• اصل يادداشت (+، +)
• هدفگذاری و فهرست انجامدادنیها با استفاده از موتور جستجوی answers.com و از ويكیپديا
• كتاب قورباغه را قورت بده نوشتهی برايان تريسی
